Khi dịch bệnh tràn tới và rất nhiều công ty, đội ngũ đã phải áp dụng chế độ làm việc từ xa, tại nhà. Google đã trao đổi với hơn 5.000 nhân viên để khám phá các phương pháp hay nhất cho cách làm việc từ xa. Nó đưa ra một bài học rất có giá trị về trí tuệ cảm xúc.
Khi các công ty tranh luận về việc có nên đưa nhân viên trở lại văn phòng làm việc toàn thời gian hay không, họ tranh luận khá nhiều về việc điều chỉnh các chính sách, nguyên tắc làm việc từ xa của mình.
Và một trong những công ty mà họ có thể tham khảo đó chính là Google.
Giám đốc điều hành Sundar Pichai gần đây đã thông báo rằng vì đại dịch Covid-19, Google sẽ kéo dài thời gian làm việc từ xa đình cho đến ít nhất là tháng 7 năm 2021. Với dữ liệu phong phú đang có trong tay, Google có lẽ đã đưa ra một quyết định hoàn toàn sáng suốt.
Một trong số dữ liệu đó là nghiên cứu mà công ty đã công bố vào năm ngoái. Một nhóm đã khảo sát hơn 5.000 nhân viên của Google và tổ chức các nhóm tập trung với khoảng hơn một trăm người khác để hiểu rõ hơn về tác động của việc làm việc trong điều kiện phân tán – từ xa.
Họ tập trung vào việc đo lường:
- Sức khỏe
- Hiệu suất
- Sự kết nối
- Năng suất
Google đã đưa ra một số đề xuất về cách giữ mọi thứ được nhất quán nhất có thể cho các nhóm, đội ngũ trong điều kiện phân tán và dàn trải. Những tập hợp phương pháp dựa trên trí tuệ cảm xúc – khả năng xác định, hiểu và quản lý cảm xúc.
Dưới đây là một số điểm nổi bật:
1. Ưu tiên các cuộc họp nhóm.
Các cuộc họp nhóm “thường là tương tác duy nhất mà bạn sẽ có với nhóm của mình khi làm việc xa nhau, vì vậy hãy lên lịch cho chúng, ưu tiên chúng ngay cả khi không có việc gì khẩn cấp”, Google cho biết.
Trong khi giao tiếp bằng văn bản là mạch máu của một môi trường làm việc từ xa, thì rất nhiều thứ có thể bị sai lệch, thiếu sót, bị bỏ qua trong môi trường làm việc đó. Hài hước và giọng điệu có thể dễ bị hiểu sai và không có cơ hội để nghe giọng nói của một người, nhìn thấy biểu cảm trên khuôn mặt hoặc đọc ngôn ngữ cơ thể của họ.
Ngược lại, các cuộc họp ảo là cơ hội để mỗi thành viên có được những tín hiệu cảm xúc đó và xây dựng mối quan hệ với đồng đội của bạn.
(Thận trọng: Chỉ cần lưu ý không lên lịch quá nhiều cuộc họp, nếu không nhóm của bạn có thể cảm thấy như họ không có đủ thời gian để thực sự hoàn thành công việc.)
2. Thể hiện sự quan tâm cá nhân.
Google cũng khuyên bạn nên sử dụng thời gian họp để hiểu rõ hơn về đồng đội của mình. Bạn thậm chí có thể lên lịch cho một bữa sáng hoặc bữa trưa ảo cùng nhau.
Bạn cũng nên sử dụng câu hỏi mở khi nói chuyện cá nhân. Ví dụ: đừng hỏi “Cuối tuần của bạn thế nào?” Thay vào đó, hãy thử “Bạn đã làm gì vào cuối tuần này?”
3. Duy trì sự hiện diện.
Hiểu đơn giản là:
Trong những cuộc họp nhóm, meeting, bạn hãy cố gắng mở camera để mọi người có thể nhìn thấy bạn. Hãy đưa ra những cử chỉ ngôn ngữ và phi ngôn ngữ như gật, lắc đầu, nheo mắt hay một số câu thoại ngắn như “ừ”, “đồng ý”, “đúng rồi”… Đừng quên đặt điện thoại xuống và giữ tương tác bằng mắt với đồng đội.
4. Check-in.
Google khuyến khích mọi người nên check-in với một lời chào ngắn gọn hay một hình ảnh hài hước.
Bạn có thể cân nhắc việc lên lịch cho “một giờ giải lao ngắn với café” như khi đang làm việc tại văn phòng. Điều này sẽ tạo khoảng thời gian, một cơ hội để mọi người nói chuyện, bàn về những kế hoạch trong ngày hoặc cuối tuần…
5. Ghi nhận đồng nghiệp.
Khi làm việc từ xa, sẽ không dễ để chúng ta nói cảm ơn tới đồng nghiệp. Theo Google, hãy gửi những tin nhắn tới đồng đội để chúc mừng hay cảm hơn họ. Ngoài ra, các công ty cũng nên tạo ra những tính năng, chương trình ghi nhận để cho nhân viên có thể dễ dàng thể hiện sự ghi nhận cho đồng đội với nhau.
6. Mời gọi sự tham gia của đồng nghiệp.
Với những thành viên có xu hướng tính cách hướng nội, thì những cuộc họp nhóm trên môi trường ảo sẽ đặt ra những thách thức với họ trong việc tương tác. Lúc này, trưởng nhóm là người cần quan sát để điều chỉnh và đưa ra trực tiếp yêu cầu những người này tham gia đóng góp ý kiến.
Đồng thời, hãy hòa hợp với biểu cảm và ngôn ngữ cơ thể của người tham gia. Nếu bạn thấy đồng nghiệp có thể đang cố tham gia cuộc trò chuyện, hãy cho họ cơ hội để nói.
7. Đặt ra quy tắc cho đội nhóm.
Google cho biết: “Các quy tắc đặt ra kỳ vọng rõ ràng về cách bạn làm việc cùng với nhóm của mình. “Nhưng chúng thường được giả định hơn là được nêu rõ ràng, điều này thường tạo ra sự lầm lẫn.”
Các nhà nghiên cứu của Google khuyên bạn nên thảo luận về các quy tắc nhóm với đồng nghiệp. Chúng sẽ bao gồm một số quy tắc như:
- Thời gian cần thiết để trả lời email / ping, tính đến giờ tan tầm và múi giờ nếu cần.
- Làm rõ các kỳ vọng về nhiệm vụ và quyền sở hữu trong nhóm, bao gồm thời điểm họ có thể làm gì tiếp theo nếu không thể liên hệ được với một thành viên trong nhóm và thời điểm tốt hơn nên nhận được phản hồi.
- Cách tốt nhất để chia sẻ thông tin.
- Tần suất giữ liên lạc.
- Tầm nhìn rộng để giúp đồng đội hướng tới một mục tiêu rộng lớn hơn.
Một khi bạn thiết lập các quy tắc này, chúng phải được lập thành văn bản và lưu hành cho mọi người trong đội nhóm. Làm như vậy sẽ giúp đưa mọi người vào cùng một bộ quy tắc, giảm căng thẳng và có thể giảm vấn đề năng suất thấp vì một thành viên trong nhóm đang chờ đợi điều gì đó từ các thành viên khác trong nhóm.
8. Sử dụng phương tiện phù hợp.
Làm cách nào để bạn quyết định gửi tin nhắn hay gọi điện?
Google cho biết: “Video là tốt nhất cho các cuộc thảo luận nhạy cảm hoặc chi tiết hơn, trong khi một tin nhắn nhanh rất phù hợp để check-in hoặc làm rõ những vấn đề đơn giản.”
Điều quan trọng là nhận ra sự khác biệt. Quá nhiều cuộc gọi sẽ làm bạn sẽ cảm thấy kiệt sức. Nhưng bạn cũng có thể lãng phí nhiều thời gian để trao đổi bằng tin nhắn khi một cuộc gọi kéo dài 5 phút có thể cung cấp câu trả lời cho nhiều câu hỏi.
9. Hãy ưu tiên sức khỏe.
Giữa mùa đại dịch, sức khỏe của bạn là quan trọng hơn bao giờ hết – cả về thể chất và tinh thần.
Để ghi nhận điều này, Google khuyến nghị:
- Thiết lập một không gian văn phòng thoải mái để tách biệt công việc và cuộc sống gia đình của bạn.
- Thiết lập giới hạn trong ngày làm việc của bạn để không làm việc quá nhiều giờ.
- Đứng dậy sau mỗi giờ làm việc để nghỉ ngơi ngắn.
Ngoài đề xuất của Google, tôi muốn thêm nhu cầu lên lịch thời gian đệm – các khối thời gian trong lịch biểu của bạn đóng vai trò đệm giữa các cuộc họp hoặc công việc tập trung cao độ khác. Điều này giúp bạn có cơ hội đi dạo, lướt internet hoặc làm bất cứ điều gì khác mà bạn muốn giải tỏa – giúp bạn tránh tình trạng kiệt sức vì cuộc họp ảo.
Bằng cách làm theo những đề xuất được hỗ trợ bởi nghiên cứu này, bạn biến trí tuệ cảm xúc trở thành nền tảng của chiến lược quản lý công việc từ xa.
Tư liệu tham khảo: