Năng suất

Hầu hết mọi người đều nghĩ rằng năng suất lao động là một kỹ năng, là một thứ gì đó mà bạn có thể nâng cao và rèn luyện thông qua thực hành. Nhưng sẽ rất thiếu sót nếu bỏ quên một quan điểm đó là:

Trở nên năng suất là chỉ ra những gì bạn làm ít hơn, chứ không phải nhiều hơn

Thông thường, cách tốt nhất để tăng năng suất làm việc đó chính là định hình những thói quen xấu làm ảnh hưởng tới năng suất và loại bỏ nó. Khi làm được vậy, bạn sẽ thấy mình làm việc thực sự hiệu quả hơn là bạn nghĩ.

Có 4 thói quen thông thường mà chúng ta sẽ dễ mắc phải và làm giảm hiệu suất làm việc. Hãy cùng tìm hiểu và rút ra bài học cho riêng mình:

I. Chạy Marathon thay vì chạy nước rút

Một trong những cạm bẫy của việc tăng năng suất chính là việc mọi người đang cố gắng thực hiện công việc dưới mô hình chạy marathon. Điều này là như thế nào?

Giả sử bạn có một công việc của dự án lớn cần sắp đến hạn cần phải làm. Bạn chưa vội làm ngay và lên kế hoạch là sẽ bắt đầu thực thi vào sáng thứ 3. Bạn tính toán rằng sẽ mất khoảng 6 giờ / 1 ngày để hoàn thành. Bạn sẽ đi làm đúng giờ và triển khai nó. Bạn có nguyên một ngày để làm và thấy rằng có khá nhiều thời gian để thực hiện xong công việc này.

Vấn đề chính là ở đây, bạn đã vô tình sắp xếp công việc theo dạng marathon. Với mục tiêu nâng cao năng suất lao động thì việc này là một tin không vui.

Các kịch bản có thể hoàn toàn xảy ra như sau:

• Bỏ cuộc: Bạn dậy sớm, đến làm việc sớm và nhận ra còn một núi công việc ở phía trước và làm bạn có chút choáng ngợp. Công việc bắt đầu nhưng bạn liên tiếp gặp lỗi sai và phải bắt đầu lại từ đầu. Sau một vài lần, bạn quyết định bỏ cuộc.
• Trì hoãn: Một trạng thái tâm lý chung của con người. Thay vì việc bắt tay vào làm việc, bạn dành một chút thời gian đọc email, trả lời tin nhắn, gọi điện và đọc 1 chút tin tức, 1 chút mạng xã hội. Lúc quyết định bắt đầu làm việc thì áp lực thời gian dồn lại và bạn có dấu hiệu sợ hãi. Chính lúc này, để lảng tránh nỗi sợ hãi, để đánh lừa tâm trí, chúng ta lại tiếp tục trì hoãn để rồi kết thúc công việc vào cuối ngày với hiệu suất thấp hoặc sẽ từ bỏ (kiểu mặc kệ đến đâu thì đến). Một ví dụ điển hình đó chính là việc nhiều bạn sinh viên vắt chân lên cổ để ôn thi vào mỗi những ngày cuối cùng, sự việc lặp đi lặp lại hết kỳ thi này đến kỳ thi khác mà chúng ta vẫn không rút được kinh nghiệm. Tưởng chừng như việc tập trung vào những thời điểm cuối cùng này là chạy nước rút nhưng không – đây là sự sắp xếp công việc theo mô hình chạy marathon.
• Bị lạc: Ở đây có nghĩa là trong quá trình hoàn thành công việc với khối lượng lớn trong ngày này, chúng ta sẽ bị rơi vào một vũng lầy của một sự cố / tác vụ nhỏ cần nhiều thời gian để giải quyết. Nó ảnh hưởng và chiếm hết thời gian của các công việc khác dẫn tới ảnh hưởng tới toàn bộ thời gian. Khi bị lạc hướng, bị sa lầy, chúng ta sẽ càng hoảng loạn khi áp lực về thời gian tăng lên. Lúc này, hiệu ứng trì hoãn sẽ xuất hiện. Và kết quả công việc sẽ càng tệ đi.

Để tránh những hệ quả tiêu cực này, bạn cần học cách sắp xếp công việc theo mô hình chạy nước rút thay vì chạy marathon. “Chạy nước rút” là tập trung cao độ năng lượng vào một khoảng thời gian cụ thể với một tác vụ công việc cụ thể và rõ ràng.

Như ví dụ ở trên, thay vì lên kế hoạch theo ngày – 6 giờ thì bạn hãy chia nhỏ thời gian ra làm 3 phần. Trong mỗi phần này sẽ chia nhỏ theo mỗi 45 phút để làm một việc cụ thể trong quá trình này.

Việc phân chia này sẽ có lợi ích như sau:

• Rõ ràng, sáng tỏ: Khi lập kế hoạch theo mô hình chạy nước rút, bạn sẽ định hình rõ ràng càng phần công việc cụ thể cần phải thực hiện theo từng mốc thời gian quy định. Điều này sẽ giúp cho bạn khi bắt đầu công việc sẽ cảm thấy không bị choáng ngợp bởi việc bắt đầu từ đâu. Ngoài ra sẽ giúp chúng ta tập trung và tối ưu công việc hơn.
• Sự khả thi: Việc sắp xếp theo mô hình này sẽ tạo đà tâm lý rất lớn cho việc thành công của dự án. Các phần việc độc lập được thực hiện xong sẽ giúp giải tỏa tâm lý và áp lực thời gian cho toàn bộ quá trình. Làm việc với cường độ cao trong khoảng thời gian được giới hạn rõ ràng sẽ giúp bộ não được định hình và có năng lượng cũng như sức chịu đựng cao hơn nhiều. Qua đó sẽ tăng khả năng hoàn thành chuỗi công việc.
• Sự tích cực: Sắp xếp công việc theo mô hình này sẽ giúp chúng ta có năng lượng tích cực sau mỗi tác vụ nhỏ được hoàn thành. Thời gian nghỉ ngắn ngủi có thể được dùng để chúng ta tự thưởng cho bản thân một cốc cafe, 1 cái vươn vai… Nó giúp tái tạo năng lượng và giữ động lực cho tác vụ tiếp theo của công việc. Điều này sẽ tốt hơn rất nhiều việc làm việc liên tục trong một quá trình khoảng 6 tiếng.
• Tính linh hoạt: Nếu đang triển khai một tác vụ quá khó, chúng ta có thể tạm dừng và tạm thời chuyển sang tác vụ khác để cho đầu óc không bị áp lực. Khi hoàn thành những phần việc khó khác, trí não sẽ có thêm động lực cũng như sự tích cực khi hoàn thành tác vụ trước đó để đẩy năng lượng lên cao hơn nhằm giải quyết những tác vụ khó đang bị tạm ngưng. Chúng ta sẽ có sự linh hoạt trong xử lý công việc theo phương pháp này.

Lần tới, khi nhận được những công việc mới. Hãy thử phân tích công việc theo mô hình chạy nước rút như thế này. Với việc lập kế hoạch này, bạn sẽ có khả năng thực hiện những nhiệm vụ khó khăn hơn bạn nghĩ.

Thời gian để có thể thành thạo công việc phụ thuộc vào mức độ tập trung của chúng ta.

– Robert Greene

II. Đối phó với phiền nhiễu thay vì loại bỏ nó

Mọi người đều biết những sự xao nhãng có thể gây hại cho năng suất của chúng ta nhiều như thế nào. Từ những noti của Facebook, những thông báo email mới, những cuộc điện thoại của đồng nghiệp… những thứ làm chúng ta mất tập trung dường như có mặt ở khắp mọi nơi trong cuộc sống. Những sự xao nhãng ấy khiến năng suất lao động của chúng ta bị ảnh hưởng nghiêm trọng.

Vậy giải pháp của mỗi người sẽ là gì:

Chúng ta sẽ tắt thông báo hoàn toàn của điện thoại trong giờ làm việc, chúng ta sẽ đề xuất để hạn chế những cuộc họp đột xuất. Chúng ta sẽ nhắc nhở bản thân phải tập trung hơn, nâng cao ý trí để sự phiền nhiễu kia không làm mất tập trung.

Nhưng, việc cố gắng đối phó với những phiền nhiều này lại là vấn đề.

Bằng việc đối phó với nó, chúng ta sẽ ngầm tán thành sự tồn tại của nó trong công việc hằng ngày. Và dù có thể đối phó với nó ở mức độ nào đi nữa thì tất cả vẫn sẽ là chưa đủ.

Bạn sẽ không bao giờ thực sự làm việc hiệu quả nếu bạn để cho mình bị bao quanh bởi những thứ phiền nhiễu.

Không ai có đủ ý chỉ để liên tục chống lại những thứ phiền nhiễu ở xung quanh. Không ai có thể yêu cầu sếp làm tất cả mọi việc để loại bỏ mọi vấn đề gây phiền nhiễu nơi công sở, văn phòng hay việc tắt chuông và thông báo của điện thoại sẽ làm giảm bớt chú ý vào nó. Đừng đối phó mà hãy cố gắng loại bỏ chúng hoàn toàn.

Tất nhiên, những sự phiền nhiều là không tránh khỏi và không thể kiểm soát hoàn toàn. Nhưng nếu chúng ta có tư duy loại bỏ hoàn toàn chúng thì năng suất lao động sẽ tăng lên rất nhiều:

• Thay vì việc tắt thông báo, hãy tắt điện thoại và bỏ vào ngăn bàn khi làm công việc quan trọng.
• Thay vì việc phàn nàn với đồng nghiệp, hãy xin phòng họp để tập trung làm việc với năng lượng cao trong những khoảng thời gian cố định.
• Xóa toàn bộ những “shortcut” liên quan tới giải trí, tin tức. Xóa toàn bộ những ứng dụng mạng xã hội. Thậm chí là bỏ chiếc TV ra khỏi phòng.

Nếu muốn thực sự cải thiện năng suất lao động, hãy nghiêm túc loại bỏ nguồn gốc của những phiền nhiễu ảnh hưởng tới công việc, sự tập trung của bản thân.

“To produce at your peak level you need to work for extended periods with full concentration on a single task free from distraction.”

— Cal Newport

III. Sử dụng nỗi sợ và sự chỉ trích để thúc đẩy bản thân

Rất nhiều người chúng ta đều lớn lên trong suy nghĩ rằng, phải làm việc điên cuồng để có thể thành công. Tôi gọi đây là lý thuyết về Động lực.

Chúng ta cho rằng mình phải là người trao động lực cho chính bản thân – liên tục đưa ra những lời đe dọa rằng bản thân phải làm việc thật chăm chỉ, không được chểnh mảng. Nếu không, thì sẽ không làm được việc gì cho đời và sống một cuộc đời tồi tệ, nghèo khó.

Và một trong những điều tiêu cực của việc này chính là thói quen nói những điều tiêu cực với bản thân (độc thoại tiêu cực). Tự nói chuyện tiêu cực với bản thân sẽ làm mọi chuyện trở nên tàn nhẫn và khắc nghiệt một cách phi thực tế. Những người có thói quen nói độc thoại tiêu cực sẽ hay nói với bản thân những điều như:

• “Mình là một thằng ngốc. Tại sao mình lại không thể làm được việc đơn giản này”
• “Tôi ước mình không phải là người hay trì hoãn như thế. Nếu tôi có thể kỉ luật hơn, có lẽ tôi đã làm được những thành tích tốt hơn”
• “Tôi không có khả năng làm việc này. Khi mọi người nhận ra rằng tôi không có khả năng làm việc. Tôi là một kẻ lừa đảo chăng?”

Thói quen độc thoại tiêu cực như thế này rõ ràng thúc đẩy suy nghĩ của mỗi người rằng: “Bản thân tôi phải cố gắng hết sức mới có thể thành công” o.O

Người thành công là người loại bỏ được những lời độc thoại tiêu cực.

Trong nhiều năm làm việc, tiếp xúc, gặp gỡ với những người đạt được thành tích cao hoặc những người được coi là làm việc với hiệu suất cao. Tôi chưa thấy mức độ thành tích hay năng suất của ai giảm xuống sau khi họ từ bỏ việc độc thoại tiêu cực này.

Tất nhiên, lúc đầu ai cũng sợ rằng sẽ mất đi động lực tinh thần nếu không duy trì việc độc thoại tiêu cực với bản thân như một cách để thúc đẩy sự cố gắng. Những hãy đoán xem… điều này không bao giờ xảy ra đâu. Mọi người thậm chí còn đạt được hiệu quả làm việc tốt hơn. Năng lượng dùng để thúc đẩy bản thân bằng việc độc thoại tiêu cực sẽ được chuyển hướng sang làm những công việc tốt hơn.

Thêm vào đó, tâm trạng của chúng ta sẽ được cải thiện khá nhiều khi từ bỏ việc độc thoại tiêu cực. Tâm trạng, mức năng lượng được cải thiện không chỉ khiến ta hạnh phúc hơn mà còn giúp ta làm việc hiệu quả hơn.

Vì vậy, hãy cố gắng thoải mái với bản thân hơn một chút. Bạn sẽ làm việc với năng suất cao hơn với ít căng thẳng hơn cùng một tâm trạng tốt hơn.

IV. Làm việc của người khác hơn là việc của mình

Vào cuối ngày, khi nhìn lại công việc, bạn có thể thấy mình đã làm việc khá hiệu quả với năng suất tốt. Nhưng bạn sẽ vẫn phải vật lộn với việc nâng cao năng suất làm việc về lâu dài nếu bạn đang làm những việc không thực sự quan trọng với bạn.

Tất nhiên, có một số việc bên ngoài có thể giúp bạn tăng động lực làm việc như:

• Nỗi sợ bị đuổi việc hay trở thành người kém cỏi trong mắt đồng nghiệp có thể thúc đẩy bạn.
• Lời hứa về lương bổng, chức danh, sự nghiệp có thể thúc đẩy bạn làm việc chăm chỉ trong thời gian không hề ngắn.
• Sự mới mẻ của công việc có thể nâng cao năng suất công việc của bạn.

Nhưng cuối cùng, có một điều phải khẳng định rằng: chỉ có động lực nội tại mới khiến chúng ta làm việc với năng suất cao trong thời gian dài. :yuush: 

Nói đúng hơn là, khi chúng ta nhận định một cách sâu sắc rằng làm việc này có ý nghĩa thực sự quan trọng với bản thân thì chúng ta mới đạt được đến năng suất làm việc cao nhất của mình.

Điều này có thể giải thích rõ ràng hơn rằng:

• Sẽ rất khó có một công nghệ, hay chiến lược, chiến thuật cụ thể nào để đưa bạn vượt qua giới hạn về năng suất.
• Cũng không có sức mạnh ý chí hay lời động viên nào có thể giúp bạn phá vỡ giới hạn của năng suất làm việc.

Để có thể đạt năng suất, hiệu quả làm việc tốt nhất, chúng ta có thể cần phải đưa ra những quyết định khó khăn để tập trung những việc thực sự quan trọng. Sẽ có những hệ quả như:

• Bạn sẽ phải từ bỏ công việc, phải bước ra khỏi vùng an toàn.
• Bạn sẽ phải lựa chọn thay đổi đồng nghiệp, môi trường làm việc.
• ..

Tất cả những điều này, sẽ chỉ nhắm tới một mục đích duy nhất là giúp chúng ta tập trung vào đúng công việc quan trọng với bản thân và thực hiện nó với hiệu suất cao nhất trong khoảng thời gian dài nhất.

Tất nhiên, ở một góc độ nào đó, chúng ta cũng không nhất thiết phải phấn đấu đạt tới năng suất lao động tối đa. Sự lựa chọn là ở mỗi người. Trên thực tế, có nhiều người đã lựa chọn đánh đổi năng suất lao động để có một công việc ít căng thẳng hơn, có nhiều thời gian rảnh hơn… Trong bài này, 4 điều này chỉ là một góc nhìn để làm sao cho chúng ta đạt tới gần ngưỡng tối đa của năng suất làm việc.

Và một câu trích dẫn để kết bài

Một khi bạn cho phép bản thân ngừng cố gắng làm tất cả mọi việc, ngừng nói “có” với tất cả các yêu cầu, bạn sẽ tạo ra hiệu quả làm việc tốt nhất cho điều quan trọng nhất với bản thân.

— Greg McKeown, Essentialism

Chúc thành công! :domat:

Theo Medium